هوشمند سازی، کسب و کار سازمانی را رونق می‌بخشد

به گزارش مخاطب۲۴ به نقل از اداره کل ارتباطات و امور بین الملل شرکت مخابرات ایران : برخی سازمان‌ها با تعریف مشخصی از سبک تازه کسب و کار با تولید محتوای متناسب با نیاز مخاطب به شدت در حال تغییر جامعه اند و گام‌های بلندی را درارائه خدمات و کنترل و مدیریت سیستم‌ها برداشته اند. درتعریف هوشمندسازی سازمانی باید گفت: سازمان هوشمند (Smart Organization) سازمانی است که می‌تواند به سرعت به چالش‌های محیطی پاسخ داده و با ایجاد و بهره‌برداری ازشاخص‌های دانش از فرصت‌های محیطی استفاده نماید. در واقع هوشمندسازی لازمه موفقیت درعصر تحول دیجیتال است و ساختار مناسب اداره سازمان‌های کنونی می‌باشد. یک سازمان هوشمند دارای توان نوآفرینی و قادر به پیش‌بینی تغییرات و یادگیری سریع است. چنین سازمانی یک ماشین مکانیکی مبتنی بر تفکر الگوی مدیریت علمی و کلاسیک نیست. بلکه بیش‌تر شبیه یک موجود زنده است که می‌تواند رشد و کارکرد‌های خود را هدایت و رهبری کند.

هدف اصلی از هوشمندسازی؛ شناسایی بهتر فرصت‌های محیطی، پاسخ گویی به چالش‌های فراپیش و یادگیری از تجارب اندوخته شده در سازمان است. طی سال‌های اخیر موضوع هوشمند سازی سازمان‌ها و حرکت به سمت ایجاد بستر مناسب جهت درآمدزایی از طریق مزیت‌هایی که روش‌های مکانیزه و الکترونیک ایجادکرده، مد نظر صاحبان کسب و کار و سازمان‌هایی که به شکلی با این حیطه ارتباط دارند، بوده است.

البته از منظر سازمانی، هوش به توانایی و قابلیت یک سیستم در انتقال اطلاعات بین محیط درونی و بیرونی برای نگهداشت ثبات، سازگاری و در پایان گسترش سیستم تلقی می‌شود. بدون این ویژگی، عملکرد هوشمندانه سازمان و دست یابی به هوشمندی سازمانی امکان‌پذیر نخواهد بود.

هوش سازمانی توانایی بسیج توانمندی‌های فکری و استفاده از آن در راستای دست یابی به مأموریت سازمان است که می‌تواند جنبه درآمدزایی مالی نیز داشته باشد. هوشمندی سازمان پی آمدی از مدیریت اثربخش دانش و سرمایه‌های دانشی در سازمان است. این می‌تواند به عنوان عامل استراتژیک کسب وکار و نگه داشت مزیت رقابتی پایدار به شمار رود. در همین رابطه در گفتگویی که با برخی از اساتید و صاحب نظران و دست اندرکاران کسب و کار‌های بر پایه فن آوری اطلاعات، داشتیم به نقطه نظرات و راهکارها، تعاریف و پیشنهاد‌هایی در خصوص ورود به حوزه هوشمندی سازمانی و نیازمندی‌ها و زیرساخت‌ها رسیدیم که د ر ادامه شرح آن را می‌خوانید: هوشمندسازی نیازمند زیرساخت‌های تکنیکی و فنی در حوزه IT است.

"دکتر امیر مظاهری؛ استاد دانشگاه علوم ارتباطات " می‌گوید: سازمان‌ها برای رسیدن به سطوح قابل قبولی از هوشمندی یا چالش‌هایی در ایران مواجه هستند که درمرحله نخست به مهارت‌های لازم در این حوزه مربوط است که رسیدن به سطح مد نظر مهارت و دانش از جمله موضوعاتی است که عموماً سازمان‌ها با آن مواجه هستند. در واقع هوشمندسازی نیازمند زیرساخت‌های تکنیکی و فنی درحوزه فناوری اطلاعات است.

حتی از دیدگاه جامعه شناسانه در این حوزه نیازمند یک سری مصوبات و بخش نامه‌هایی از سوی مراجع عالی‌تر وجود دارد که زمینه و بستر مناسب تری برای هوشمندسازی سازمان‌ها در بخش دولتی و خصوصی فراهم شود.

هم چنین می‌بایست تولید محتوای متناسب با این موضوع برای مخاطب بیرون و درون سازمان وجود داشته باشد که زمینه را برای توسعه این موضوع فراهم کند و سیستم‌هایی امکان پایش و سنجش ارزش یابی مداوم را فراهم کنند تا نشان دهند این روند هوشمندسازی منجر به رشد و توسعه سازمان شده است. این‌ها از دیگر موضوعاتی است که درروند هوشمندسازی باید به آن توجه داشت.

بسیاری ازاپلی کیشن‌های داخلی و خارجی نظیر آپارات در فضای هوشمند و دیجیتال به خاطر محتوای جذابی که ارائه می‌کنند، امکان جذب مخاطبان زیادی را فراهم کرده و در جذب اسپانسر و حامیان مالی برای سازمان خود نقش مؤثری دارند.

هم چنین درمسیر حرکت به سمت فضای دیجیتال و سازمان هوشمند، نوآوری و خلاقیت از جمله ابزار‌های مهمی است که در کسب و کار‌هایی نظیر دیجی کالا و اسنپ در کشور ما قابل مثال زدن است که در حوزه شرکت‌های مخابراتی و ارتباطی نیز شاهد واگذاری بخشی از فعالیت‌ها به سایر سازمان‌هایی که در این زمینه فعال اند، هستیم که طی سال‌های گذشته تعداد آن‌ها در حال افزایش است.

سازمان‌های هوشمند، چابک ترند

"دکتر سید شهاب سید محسنی عضور هیات مدیره انجمن متخصصان روابطعمومی و مدرس دانشگاه": معتقد است موضوع هوشمندسازی سازمان‌ها از زمان عمومی شدن استفاده ازشبکه جهانی اینترنت مطرح شده است، بستر هوشمندسازی سازمان‌ها و زیرساخت آن یک شبکه اینترنتی قوی است که امکان ایجاد ارتباطات سازمان را با مجموعه‌های بیرونی سازمان به شکل الکترونیک فراهم می‌سازد به نوعی که بحث دولت الکترونیک در همین راستا سازماندهی و قابل تعبیر است. در ایران طی یکی - دو دهه گذشته دولت‌ها در پی آن بودند که با استفاده از فناوری‌های نوین ارتباطی و اینترنت سازمان‌ها را هوشمند کنند و شکل ارتباطات آن‌ها با مشتریان و مخاطبان سازمان به صورت ارائه خدمات سامانه‌ای سوق داده شود.

از جمله مزایای سازمان‌های هوشمند مکانیزه شدن همه موارد ارجاع شده به سازمان ها، جلوگیری از فساد اداری، صرفه جویی از اتلاف وقت و هزینه‌های جابه جایی و تردد شهری است که باعث چابک‌تر شدن فعالیت سازمان‌ها می‌شود.

هوشمندسازی از روش‌های جدیدی است که در موضوع کاربرد هوش مصنوعی و اینترنت اشیاء در مورد آن صحبت می‌شود و امروزه شاهد هستیم سیستم بانکی با سرعت بالایی در ایران به آن مجهز شده است، چنان- چه برخی کارشناسان معتقدند مسیری که انتظار می‌رفت طی هفت یا هشت سال طی شود در دوران کرونا طی دو سال در این زمینه جهش داشت و به استاندارد‌های جهان نزدیک شده است.

در حال حاضر اپلی کیشن‌ها و ابزار‌های هوشمند نظیر موبایل امکان تراکنش وجوه را فراهم کرده و مخاطبان با این سیستم هوشمند به سرعت ارتباط بر قرار کردند. این روش در سایر سازمان‌ها نیز به نوعی در حال گسترش است. در حال حاضر مانع اصلی هوشمندسازی سرعت پایین نت و مشکلات این حوزه است.

در حوزه کسب و کار اینترنتی شاهد ظهور کسب و کار‌های جدید هستیم که با بهره گیری از فضای وب و اپلی کیشن‌ها در این حوزه وارد شدند و مشاغل تازه ایجاد شده است که با سرعت گرفتن ارئه خدمات به مراجع-کننده‌ها سرویس دهی مطلوب‌تر و سریع ترو با آورده اقتصادی بیش‌تر برای سازمان فراهم شده است.

برخلاف اینکه تصور می‌شود چالش هوشمندسازی سازمان تعدیل نیرو‌های آن است، با اجرای روش‌های نظارت هوشمند و کنترل الکترونیکی زمینه توسعه سازمان بیش از پیش فراهم می‌شود.

حرکت به سمت بهره گیری از هوش مصنوعی و متاورس در جهان کنونی ضمن افزایش سرعت خدمات رسانی وافزایش رضایت مندی مخاطبان، زمینه ساز توسعه یافتگی را برای کشور‌هایی که تازه به این سمت حرکت کرده-اند، فراهم می‌کند؛ چرا که یکی از شاخص‌های توسعه یافتگی میزان بهره گیری کشور‌ها از خدمات الکترونیکی در بخش‌های مختلف جامعه است.

سرمایه انسانی است که جنبه زنده‌بودن سازمان را معنا می‌بخشد

"هومن خطیبی مدیر برند و استراتژیست فعال حوزه تبلیغات " می‌گوید:

به نظر من علاوه بر هوش منطقی جلوه‌های دیگری از هوشمندی مانند هوش هیجانی و هوش معنوی نیز وجود دارند. اگر چه براساس یک استعاره می‌توان سازمان را به مثابه موجود زنده در نظر گرفت، اما این سرمایه انسانی است که جنبه زنده‌بودن سازمان را معنا می‌بخشد. سرمایه فکری سازمان براساس دو محور هوشمندی منابع انسانی و رهبری هوشمند در نهایت عنصر هوشمندی را در سازمان متبلور می‌سازد.

یک سازمان هوشمند شامل چهار محور اصلی منابع انسان‌های هوشمند، آزادسازی هوشمند، اطلاعات هوشمند و در نهایت مدیران هوشمند است.

در واقع انسان‌های هوشمند، پیش گامان توسعه هستند، انسان‌هایی که گلوگاه‌های توسعه نیافتگی را می‌شناسند، به جریان انتقال از یک جامعه متمرکز به جامعه غیرمتمرکز باور دارند و مسئولیت‌پذیر عمل می‌کنند. این انسان ها، ضرورت تعامل سازنده با محیط را با تمام وجود خویش حس می‌کنند و از همین رو، به طور هوشمند، عمل می‌کنند. در اینجا نقش نیروی انسانی در سازمان هوشمند مد نظر قرار می‌گیرد.

مدیریت اطلاعات سازمانی و به تبع آن هوشمندسازی کسب‌وکار به عنوان ابزاری جهت دست یابی به نگاهی جامع و تحلیلی به اطلاعات و داده‌های جمع آوری شده از فرایند‌های عملیاتی جاری درسطح سازمان تعریف می‌گردد. به اعتقاد من هوشمند سازی کسب و کار و مدیریت اطلاعات سازمانی با جمع آوری داده‌های مرتبط از فرایند‌های عملیاتی مختلف در سطح سازمان امکان تجزیه تحلیل وقایع و اتخاذ تصمیم‌های صحیح را فراهم می‌آورند.

هوشمندی سازمان‌های سنتی وابسته به هوشمندی مدیران و منابع انسانی است.

ساختار و فرهنگ سازمانی از دیگر عوامل مهم در هوشمندسازی سازمان‌های سنتی هستند. یک سازمان هوشمند نوین با سازمان سنتی تفاوت ماهیتی دارند. این سازمان‌ها سیستم‌های هوشمند اطلاعاتی را ایجاد و مورد استفاده قرار می‌دهند. همچنین با بهره‌گیری از هوشمندی عناصر داخلی به نوعی هوشمندی فراگیر می‌رسند که مستقل از هوشمندی اجزای آن‌ها است.

نوع اخیر هوشمندی در پیوند میان اجزای داخلی و خارجی سازمان و در بستر تعاملی آن‌ها پدید می‌آید. نخستین مشخصه این سازمان‌ها تغییرپذیری آن هاست.

این تصور بسیار خوش‌بینانه است که سازمان‌هایی که بدون فناوری سازمان هوشمند، اداره می‌شوند حداکثر به اندازه تغییرپذیری مدیران‌شان انعطاف دارند. چرا که مدیران باید برای اعمال هرگونه تغییر در سازمان، وقت و منابع زیادی را صرف تحلیل، برنامه‌ریزی، توجبه کارکنان و جلب مشارکت آنان نمایند. البته باید در نظرداشت که دست یابی به یک سازمان هوشمند، نیازمند برنامه‌ای استراتژیک است که با دیدگاهی فراگیر و بلندمدت تدوین می‌شود.

استراتژی هوشمندسازی سازمان در واقع واکنش سنجیده و مناسب را در مقابل تغییر و تحولات محیطی دنبال می‌کند؛ بنابراین دانش سازمانی این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد که دانش و اطلاعات مهم را ایجاد، گزینش، سازماندهی و منتشر نمایند. هم چنین تخصصی را که برای فعالیت‌هایی هم چون حل مشکلات، یادگیری پویا و مستمر، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیری ضروری است، یاد بگیرند.

در نهایت به این نتیجه می‌رسیم که سازمان‌های عصر فراصنعتی برای هوشمندسازی باید مدیریت استراتژیک را سر لوحه‌کار خود قرار دهند. جهان فراصنعتی معاصر، پیچیدگی‌ها و ویژگی‌های خود را دارد، به نحوی که محیط اطراف ما را به کلی دگرگون ساخته، باور‌های ما را با پرسش روبرو کرده، هنجار‌ها را به چالش کشیده و روابط ما را به سختی تحت تأثیر قرار داده است. این پدیده، محصول سه حوزه کاملا تخصصی از علوم اجتماعی است. این حوزه‌ها عبارتند از سیاست، اقتصاد و ارتباطات.

موضوع خیلی مهم دراستقرار نظام هوشمند در سازمان بهره مندی از فناوری اطلاعات و ارتباطات است که در واقع با خود اشکال جدید سازمان، کار، خانواده و نظام جدید اقتصادی، تعارض‌های جدید سیاسی و مهم‌تر از همه آگاهی دگرگون یافته‌ها را به همراه آورده است.

از این رو، بیش‌تر سازمان‌های مدرن با چالش‌های جدیدی روبرو هستند. افزایش تأثیر مشتری، شدت رقابت، کوتاه شدن چرخه تولید و استمرار و شتاب در تغییر فناوری از جمله مسائلی هستند که سطوح جدیدی از پویایی و پیچیدگی را برای سازمان‌ها بوجود آورده اند. کاربرد فناوری اطلاعات می‌تواند مزیت رقابتی، افزایش خدمات مشتری و یا ایجاد محیط تولید انعطاف پذیری را فراهم نماید.

افزایش روز به روز حجم اطلاعات و تغییرات شتابان محیطی و ضرورت ایجاد ارتباط مستمر با محیط پیچیده و پویا، نیازمند مدیریت دانش جهت کسب دانش، توزیع دانش سازماندهی و تحلیل و تفسیر مناسب آن‌ها می‌باشد. مدیریت دانش به مدیران کمک می‌کند تا در تحلیل اطلاعات و انتخاب درست آن‌ها تصمیم‌های سنجیده تری را اتخاذ نمایند و سازمان خود را جهت بقاء و رشد با محیط سازگار کنند. لازم به ذکر است موضوع فناوری اطلاعات، امکان واگذاری فعالیت‌های خدماتی را به سازمان‌های دیگر به وجود می‌آورد.

این سازمان‌ها با مدیریت فناوری اطلاعات توجه خود را بر روی محصولات دانش محور متمرکز می‌کنند، که در عرصه رقابت موجب برتری آن‌ها می‌گردد. آن گاه سازمان هوشمند، سیستم‌های هوشمند مدیریت اطلاعات را برای هماهنگ کردن بسیاری از مراکز فعالیتی که به طور پراکنده نیاز‌های مشتریان را برآورده می‌کنند، به کار می‌گیرد.