عصر انفجار اطلاعات و مدیریت بحران در روابط عمومی
به گزارش مخاطب۲۴ به نقل از اداره کل ارتباطات و امور بین الملل شرکت مخابرات ایران:در چنین شرایطی، نحوه مدیریت بحران و واکنشهای به موقع و موثر از اهمیت حیاتی برخوردار است. اینجاست که نقش روابط عمومی برجسته میشود. روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی بین سازمان و جامعه، وظیفه دارد تا با مدیریت اطلاعات و ارتباطات، به کاهش اثرات منفی بحران و حفظ اعتماد عمومی و در نهایت به «خوشنامیبرند» بپردازد.
توانمندی مقابله با بحران در روابط عمومی نه تنها به مهارتهای فنی و تخصصی نیاز دارد، بلکه مستلزم داشتن استراتژیهای پیشگیرانه و برنامهریزی دقیق نیز است. درک عمیق از رسانهها، شناخت نیازها و انتظارات مخاطبان و توانایی ارائه پیامهای شفاف و قاطع، از جمله ویژگیهایی است که در مواقع بحرانی میتواند تفاوتهای بزرگی ایجاد کند.
در زمانی که اطلاعات به سرعت در جهان منتشر میشوند و هر اشتباهی میتواند به سرعت به یک بحران بزرگ تبدیل شود، داشتن برنامههای مدون و آمادگی برای مواجهه با چالشهای احتمالی، یک نیاز اساسی است. هدف از این مقاله، ارائه راهکارها و استراتژیهایی است که میتواند به سازمانها در مدیریت بهتر بحرانها کمک کرده و نقش حیاتی روابط عمومی در این فرایند را تبیین کند.
این مقاله ابتدا به بررسی چالشهایی که یک بحران میتواند ایجاد کند، پرداخته و سپس اهمیت و ضرورت توانمندی مقابله با بحران در روابط عمومی را به اختصار بیان میکند و در انتها نیز به ویژگیهای تدوین یک بیانیه اثرگذار و حرفهای –به عنوان یکی از اقدامات اولیه در هنگام بروز بحران_ میپردازد.
چالشهای بحران در روابط عمومی
بحرانها میتوانند با ایجاد موقعیتها و مشکلات بزرگ، اعتبار و تصویر عمومی سازمان ما را به خطر اندازند؛ اگر برای مواجه با آن از قبل برنامهریزی نکرده باشیم. به عبارت سادهتر، یکی از مهمترین و خطیرترین وظایف روابط عمومی کارآمد و پیشرو این است که پیش از به وجود آمدن بحران برای مقابله با آن نقشه راه و برنامهریزی جامع و موثر داشته باشد.
یک تیم روابط عمومی آموزش دیده و آماده، به طور مستمر روی بهبود فرآیندهای ارتباطی خود کار میکند تا در هنگام بحران، به طور حرفهای و سریع واکنش نشان داده و تأثیرات منفی بحران را به حداقل برساند و اعتبار سازمان را حفظ کند.
این واکنشها شامل مراحل زیر است:
ارزیابی سریع بحران: اولین قدم ارزیابی سریع و دقیق بحران است. باید اطلاعات موجود جمعآوری و تحلیل شود تا ابعاد و شدت بحران مشخص شود.
تشکیل تیم مدیریت بحران: بسیاری از سازمانها برنامهای برای مدیریت بحران ندارند، یا برنامههای موجود ناقص و غیرعملی هستند. این عدم آمادگی میتواند منجر به پاسخهای نادرست و غیرموثر به بحران شود. باید از قبل تیم مدیریت بحران را در سازمان تشکیل داد. این تیم شامل اعضایی از بخشهای مختلف سازمان است که از قبل نسبت به ضرورت پاسخگویی به موقع و عکسالعمل سریع توجیه شدهاند. بدین ترتیب بلافاصله پس از بروز بحران، تیم مدیریت بحران باید فعال شود.
اطلاعرسانی سریع و شفاف: اطلاعرسانی به موقع و شفاف از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمان باید به سرعت بیانیهای رسمی منتشر کند که در آن بحران را تایید کرده و اقدامات اولیهای که در دست اجرا است را توضیح دهد. اگر سازمان در ارائه اطلاعات شفاف نباشد، ممکن است با عدم اعتماد عمومی مواجه شود. مردم و رسانهها انتظار دارند که سازمانها در زمان بحران صادقانه و به موقع اطلاعات را به اشتراک بگذارند.
ارتباط با رسانهها: رسانهها میتوانند نقش مهمی در تشدید یا مدیریت بحران ایفا کنند. برخورد نادرست با رسانهها میتواند وضعیت را بدتر کند، در حالی که تعامل مناسب میتواند به کاهش اثرات منفی کمک کند. روابط عمومی باید به طور فعال با رسانهها ارتباط برقرار کند، سوالات آنها را پاسخ دهد و اطلاعات دقیق و به روز را ارائه کند.
مدیریت پیامها در رسانههای اجتماعی: با توجه به سرعت انتشار اطلاعات در رسانههای اجتماعی، کنترل پیامها و مدیریت واکنشها در این پلتفرمها چالشی بزرگ است. یک پیام نادرست میتواند به سرعت گسترده شده و بحران را تشدید کند. رسانههای اجتماعی ابزار قدرتمندی برای انتشار سریع اطلاعات هستند. سازمان باید پیامهای خود را در این پلتفرمها مدیریت کند، به سوالات و نگرانیهای افکار عمومی پاسخ دهد و از انتشار شایعات جلوگیری کند.
اطلاعرسانی به کارکنان و ذینفعان: کارکنان و ذینفعان سازمان باید در جریان بحران و اقدامات سازمان قرار گیرند. این کار میتواند از نگرانیهای داخلی بکاهد و حمایت آنهارا جلب کند.
ارزیابی و بازنگری مستمر: وضعیت بحران باید به طور مستمر ارزیابی شود و در صورت نیاز، استراتژیها و برنامهها بازنگری شوند. تیم مدیریت بحران باید آماده باشد تا به تغییرات سریع واکنش نشان دهد.
اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی: پس از مدیریت اولیه بحران، سازمان باید به اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی بپردازد تا از وقوع بحرانهای مشابه در آینده جلوگیری کند.
مدیریت پیامدهای بحران: بعد از کنترل بحران، باید به بازسازی اعتبار سازمان پرداخته شود. این شامل عذرخواهی، جبران خسارتها و اجرای تغییرات لازم برای جلوگیری از بروز مجدد بحران است.
اهمیت یک بیانیه اثرگذار
نوشتن یک بیانیه خوب در زمان بحران نیازمند دقت و رعایت اصول خاصی است که میتواند به کاهش اثرات منفی بحران و حفظ اعتبار سازمان کمک کند. اصول نگارش چنین بیانیهای به شرح زیر است:
شفافیت و صداقت:
– شفافیت: اطلاعات به طور واضح و بدون ابهام ارائه شود.
– صداقت: واقعیتها بیان شوند و از پنهان کردن اطلاعات یا تحریف حقایق پرهیز شود.
سرعت:
– بهموقع بودن: بیانیه باید به سرعت پس از وقوع بحران منتشر شود.
– زمانبندی: اطلاعرسانی سریع میتواند از گسترش شایعات و اطلاعات نادرست جلوگیری کند.
همدلی:
– احساس همدلی: نشان دادن همدلی و درک نگرانیها و مشکلات مخاطبان.
– عذرخواهی: در صورت لزوم، عذرخواهی صریح و بدون شرط از مخاطبان.
وضوح و مختصر بودن:
– وضوح: استفاده از زبان ساده و قابل فهم برای همه مخاطبان.
– مختصر بودن: اجتناب از طولانی کردن بیانیه و تمرکز بر نکات اصلی.
اقدامات فوری و آیندهنگر:
– اقدامات فوری: توضیح دهید چه اقداماتی در حال حاضر برای مدیریت بحران انجام میشود.
– برنامههای آینده: برنامههای آینده برای جلوگیری از تکرار بحران توضیح داده شود.
اطلاعرسانی دقیق:
– حقایق: بیان دقیق و صحیح حقایق و اطلاعات مرتبط.
– پاسخ به سوالات کلیدی: پاسخ به سوالات مهمیکه مخاطبان ممکن است داشته باشند.
مسئولیتپذیری:
– پذیرش مسئولیت: سازمان باید مسئولیتهای خود را بپذیرد و از سرزنش دیگران اجتناب کند.
– تعهد به بهبود: تعهد به بهبود شرایط و اصلاح اشتباهات.
هماهنگی در پیامها:
– هماهنگی داخلی: اطمینان از هماهنگی پیامها بین تمامیبخشهای سازمان.
– یکپارچگی پیامها: پیامها باید در تمامیکانالهای ارتباطی سازمان یکپارچه و هماهنگ باشند.
تماسهای پیگیری:
– اطلاعات تماس: ارائه اطلاعات تماس برای پیگیری سوالات و نگرانیهای مخاطبان.
– آمادهباش برای پاسخگویی: آمادهباش تیم روابط عمومی برای پاسخگویی به سوالات و ارائه اطلاعات بیشتر.
استفاده از رسانههای مناسب:
– تنوع رسانهها: استفاده از رسانههای مختلف برای رسیدن به تمامیمخاطبان.
– رسانههای اجتماعی: بهرهگیری از رسانههای اجتماعی برای انتشار سریعتر و گستردهتر بیانیه.
مثال از یک بیانیه بحران:
به اطلاع میرساند که در تاریخ [تاریخ وقوع بحران]حادثهای [نوع حادثه]در [محل وقوع حادثه]رخ داده است. این حادثه منجر به [توضیح کوتاه در مورد تأثیرات حادثه]شده است.
ما به شدت از این اتفاق متاسفیم و همدلی و پشتیبانی خود را با تمامی افرادی که تحت تأثیر قرار گرفتهاند اعلام میکنیم. تیمهای ما بلافاصله به محل حادثه اعزام شدهاند و در حال تلاش برای مدیریت و کاهش تأثیرات آن هستند.
ما به سرعت در حال بررسی علت وقوع این حادثه هستیم و تمامی اقدامات لازم برای جلوگیری از تکرار آن در آینده را انجام خواهیم داد. اطلاعات بیشتر و بهروزرسانیهای مرتبط با این حادثه به زودی منتشر خواهد شد.
