۱۲۵ درصد رشد وصولی مطالبات، آغاز عملیات ایجاد بایگانی الکترونیک اسناد و راه اندازی سامانه حقوقی بیمه ایران
به گزارش مخاطب ۲۴به نقل از روابط عمومی بیمه ایران: بر اساس سنتی حسنه که در پایان هر سال دستگاه‌های اجرایی دیگر تقریبا خود را موظف به اجرای آن می‌دانند، بیمه ایران تصمیم دارد با توجه به سیاست‌های شفاف سازی دولت مردمی و لزوم ارائه گزارش‌های مبتنی بر آمار و اطلاعات صحیح و مستند به هموطنان گرامی، در سلسله گزارش‌های پیش رو مروری داشته باشد بر کارنامه زرین و پرافتخار خود در یک سال گذشته که در واقع جامه عمل پوشاندن به بخشی از شعار و ایده اصلی این شرکت مبنی بر ارائه «خدمت بی منت» است.
در این سلسه از گزارش‌ها که بر پایه و اساس گزارش‌های مستند و آماری معاونت‌های شرکت بیمه ایران و به اختصار تهیه و تدوین شده است، در دو بخش پیشین نگاهی انداختیم بر عملکرد یک ساله «معاونت فنی بیمه ایران» و «معاونت برنامه ریزی و نوآوری». در زیر و در آخرین بخش از این گزارش ها، عملکرد «معاونت حقوقی و هماهنگی امور استان ها، شعب و نمایندگی های» بیمه ایران را بررسی کرده ایم که برای نخستین بار به شرح زیر منتشر می‌شود:
* طرح الکترونیکی کردن سامانه حقوقی
معاونت حقوقی و هماهنگی امور استان ها، شعب و نمایندگی‌های بیمه ایران گزارش عملکرد یک ساله خود را منتشر کرد.
اهم اقدامات و برنامه‌های این معاونت در سه بخش، فعالیت‌های «اداره کل هماهنگی امور استانها و شعب»، «اداره کل امور نمایندگی ها» و «اداره کل حقوقی و امور نمایندگی ها» قابل بررسی و ارائه است.
از جمله مهمترین اقدامات اساسی این معاونت می‌توان به آمار عملکرد ریکاوری اداره کل حقوقی و امور قرارداد‌ها اشاره کرد که بیانگر رشد ۱۲۵ درصدی وصول مطالبات در این بخش است.
طرح الکترونیکی کردن سامانه حقوقی بیمه ایران در بخش دعاوی و حذف فیزیک پرونده‌ها نیز اخیرا به صورت پایلوت در استان تهران آغاز به کار کرده است.
همچنین، آغاز عملیات اجرایی طرح ایجاد بایگانی الکترونیک اسناد بیمه ایران در ایام دهه فجر سال گذشته از برنامه‌های این معاونت بوده است. طرح تشکیل دفتر مجازی Virtual Office در معاونت حقوقی نیز از جمله اقداماتی است که به تصویب شورای معاونین رسید و منجر به اخذ مصوبه از این شورا شد.
اهم اقدامات و برنامه‌های اداره‌های متبوع معاونت حقوقی و هماهنگی امور استان ها، شعب و نمایندگی‌های بیمه ایران به شرح زیر است:
* رشد وصولی مطالبات
رشد وصول مطالبات، الکترونیکی شدن اقدامات مربوط به دعاوی له یا علیه شرکت و راه اندازی اداره حقوقی استان تهران از جمله مهمترین اقدامات اداره کل حقوقی و امور قرارداد‌ها در سال ۱۴۰۱ بوده است.
آمار عملکرد ریکاوری این مدیریت بیانگر رشد بیش از ۱۲۵ درصدی وصول مطالبات (در مجموع بالغ بر ۳۷۰۵ میلیارد ریال وصولی) در این بخش است که با توجه به دشواری‌های موضوع دریافت مطالبات در شرایط اقتصادی موجود، رشد قابل ملاحظه ای داشته است.
از دیگر اقدامات به عمل آمده در مدت مورد اشاره، راه اندازی سامانه الکترونیکی حقوقی برای ثبت، گزارش گیری و پیگیری فعالیت‌های حقوقی شرکت و راه اندازی اداره حقوقی استان تهران به منظور تجمیع اقدامات اجرایی حوزه حقوقی و تمرکز اداره کل حقوقی بر امور سیاست گذاری، نظارت، آموزش و استانداردسازی فعالیت‌ها و فرایند‌ها بود. علاوه بر اقدامات مورد اشاره، در خصوص دعاوی مطروحه علیه شرکت، تحول چشمگیری در ساز و کار رسیدگی به خسارت‌های عمدی، یا توام با تبانی، صورت گرفته است.
برگزاری همایش سراسری روسای ادارات و کارشناسان حقوقی برای تبادل اندیشه، بررسی مشکلات موجود و ایجاد وحدت رویه در رسیدگی‌های حقوقی، فرایندسازی از قرارداد‌های حقوقی و ایجاد وحدت رویه و امکان پایش در انعقاد قرارداد‌های سراسر کشور، تقویت موسسه حافظان سرمایه سبا معین از طریق برون سپاری عملیات ریکاوری و پایش مستمر اقدامات این موسسه، اخذ رأی به نفع شرکت در پرونده‌های مهم دعاوی مطروحه علیه شرکت و پیگیری و اخذ سند تک برگ برای املاک شرکت در سراسر کشور از جمله مهمترین اقدامات اداره کل حقوقی و امور قرارداد‌ها در سال گذشته بوده است.
* ارتقای بهره وری و هم افزایی سازمانی
اداره کل هماهنگی امور استانها و شعب علاوه بر تشکیل شورای معاونت حقوقی و هماهنگی امور استانها، شعب و نمایندگی‌ها با هدف ارتقای بهره وری و هم افزایی سازمانی مدیریت‌های زیر مجموعه و پیگیری مسائل مشترک، اقدامات لازم در خصوص طرح ارزیابی، انتخاب و انتصاب مدیران کل استانی و شعب تهران بر اساس الگوی علمی و حرفه‌ای ارزیابی با همکاری اداره کل امور منابع انسانی برای اولین بار در شرکت (تعداد مدیران منصوب تاکنون) ، مشارکت در برنامه ریزی و برگزاری جلسات نشاط سازمانی به همراه ادارات کل امور منابع انسانی و آموزش و پژوهش، برنامه ریزی و برگزاری همایش فرهنگی – آموزشی سالیانه مدیران شرکت در شهر یزد با همکاری سایر مدیریت‌ها (خردادماه ۱۴۰۱) ، مشارکت در برنامه ریزی و برگزاری همایش فرهنگی – ورزشی سراسری شرکت در فرح آباد ساری (آبانماه ۱۴۰۱)، و انجام تشریفات انتقال شعب و نمایندگی‌های شرکت ایران معین به بیمه ایران با همکاری سایر مدیریت‌ها را به انجام رساند.
از دیگر اقدامات این اداه کل درسال گذشته می‌توان به برگزاری کارگاه‌های آموزشی حل مسائل کاری بین واحد‌های صفی و ستادی با همکاری سایر مدیریت ها، تدوین و اجرای طرح جانمایی شعب شهر تهران با همکاری اداره کل شعب استان تهران و سایر مدیریت ها، به روزرسانی فرایند‌های کاری حوزه مدیریت، چابک سازی و جابجایی نیروی انسانی در راستای تسهیل و تسریع انجام وظایف متنوع اداره کل هماهنگی امور استانها و شعب و مشارکت فعال در برنامه ریزی و اجرای پروژه‌های به روزرسانی ساختار سازمانی شرکت (ستاد و شعب اجرایی) بهینه سازی الگوی بهره وری شعب، برگزاری جشنواره ستارگان فروش، جشنواره مشتریان و... اشاره کرد.
* بایگانی الکترونیکی اسناد
بی تردید طرح تشکیل دفتر مجازی Virtual Office در معاونت حقوقی و تصویب طرح در شورای معاونین و اخذ مصوبه از این شورا را باید یکی از مهمترین اقدامات اداره کل امور نمایندگی‌ها دانست.
مهمتری اقدامات این اداره کل در سال ۱۴۰۱ به شرح زیر بوده است:
۱- تدوین و پیاده سازی پروژه نرم افزاری رتبه بندی و اعتبارسنجی نمایندگان با همکاری اداره کل فن آوری اطلاعات و آمار
۲- طراحی و اخذ مجوز طرح تشکیل دفاتر مجازی برای نمایندگان بمنظور مدیریت بهینه امور حرفه ای خود بر اساس فن آوری‌های نوین و برای کاهش هزینه‌های مختلف دفاتر و فعالیت فیزیکی و بوروکراتیک
۳- طراحی، اخذ مجوز و برنامه ریزی برای برگزاری جشنواره ستارگان فروش برای نمایندگی‌های برتر در سال ۱۴۰۲
۴- طراحی سامانه جامع امور نمایندگان با همکاری اداره کل فن آوری اطلاعات با هدف تجمیع سامانه‌ها و کاربری‌های پراکنده و ایجاد وحدت جهت و رویه در انجام فعالیت‌های نمایندگی‌ها
۵- ایجاد بایگانی الکترونیکی از پرونده‌های پرحجم نمایندگان شرکت
۶- برگزاری همایش کارگاهی تبیین و حل مسائل کاری با حضور انجمن‌های صنفی نمایندگان سراسر کشور و مدیران ستادی برای اولین بار در تاریخ شرکت
۷- برگزاری نشست‌های ماهیانه مشترک بین نمایندگان انجمن‌های صنفی سراسری نمایندگان با معاونین و مدیران ستادی شرکت برای طرح و پیگیری و حل مشکلات نمایندگان وفق دستور مدیرعامل محترم شرکت
۸- پیگیری مطالبات عمده نمایندگان شامل: پروژه‌های اعطای وام به نمایندگان، ایجاد کیف الکترونیکی برای نماینده ها، عدم کسر خسارت از نمایندگان در صورت عدم پرداخت قسمتی از حق بیمه در موعد مقرر
۹- برگزاری نشست‌های مختلف با مسئولین بیمه مرکزی ج. ا. ا و مسئولین شرکت‌های بیمه آسیا، البرز، دانا، مدیران مختلف از شرکت متبوع و انجمن‌های صنفی نمایندگان در خصوص چالش‌های فعالیت کارگزاری‌های برخط و نحوه مدیریت این چالش‌ها
۱۰- پیگیری موضوع اصلاح آیین نامه‌های ۷۵ و ۹۶ شورای عالی بیمه با همکاری سندیکای بیمه گران و بیمه مرکزی ج. ا. ا
