ضوابط حضور ناشران داخلی در بیست و نهمین دوره نمایشگاه بین المللی کتاب تهران

ضوابط حضور ناشران داخلی در بیست و نهمین دوره نمایشگاه بین المللی کتاب تهران مشخص و همچنین مبلغ و نحوه پرداخت اجاره غرفه های این دوره از نمایشگاه نیز منتشر شد.

کد خبر: ۳۶۷

تاریخ انتشار: ۰۱ اسفند ۱۳۹۴ - ۱۴:۰۳

به گزارش روز شنبه گروه فرهنگی ایرنا، تمامی ناشـران داخلی مـی توانند در ایـن رویـداد بزرگ فرهنگـی شرکت کنند.
سالن های ناشران عمومی، ناشران کودک و نوجوان،ناشران دانشگاهی و ناشران آموزشی در بیست و نهمین نمایشگاه کتاب تهران دایر می شوند.
متقاضـیان لازم اسـت بـا توجـه بـه نـوع فعالیـت خـود، در هریـک از بخش های مـذکور ثبـت نـام کننـد.
ناشران سراسر کشور اعم از خصوصی و غیرخصوصی که دارای پروانه نشر معتبر از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی باشند و شرایط ثبت نام را احراز نمایند، به تفکیک هر حوزه می توانند طبق زمان بندی اعلام شده توسط کمیته ناشران داخلی، در نمایشگاه ثبت نام کنند.
کمیته ناشران داخلی، از پذیرش هرگونه تقاضا پس از انقضای مهلت اعلام شده ثبت نام معذور است و ستاد نمایشگاه هیچ تعهدی از حیث واگذاری غرفه در قبال ناشرانی که در زمان ثبت نام اطلاعات نادرست یا ناقص ارائه داده یا مدارک خود را بعد از اتمام مهلت ثبت نام تحویل دهند، نخواهد داشت.
مبنای ثبت نام برای ناشران علاوه بر دارا بودن پروانه نشر معتبر از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، به تفکیک هر حوزه بر اساس کتاب های منتشرشده شامل ناشران عمومی، دانشگاهی و آموزشی: 35 عنوان کتاب، ناشران بخش کودک و نوجوان: 40 عنوان کتاب است و در همه حوزه ها، حداقل 15 عنوان از کتاب های منتشره باید چاپ نخست باشد.
کتاب های تجدیدچاپ در هر سال فقط یک عنوان محاسبه می شود.
محاسبه تعداد عنوان های متقاضیان بر اساس عنوان های منتشرشده طی 4 سال اخیر تا زمان ثبت نام، بر اساس اطلاعات خانه کتاب ایران است و عناوین منتشرشده پیش از این دوره، در تخصیص متراژ غرفه موثر نیست.
کتاب های دیجیتال و صورت های جدید کتاب نیز مشابه کتاب های چاپی در شاخص های تعیین متراژ غرفه ناشران شرکت کننده لحاظ خواهد شد.
ملاک ثبت نام قطعی، ورود اطلاعات کامل کتب قابل عرضه در نمایشگاه و ارائه و یا ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز و واریز وجه مربوط و دریافت تأییدیه است.
متقاضیان ثبت نام در نمایشگاه، علاوه بر التزام به قواعد و مقرراتی که در پی می آید، متعهد به رعایت دستورالعمل انضباطی نمایشگاه نیز است.
ناشری که شرایط ثبت نام را احراز کند، می تواند حداکثر نمایندگی 4 ناشر دیگر را اخذ کند که می باید به صورت مشترک کاربرگ مربوط به نمایندگی را تکمیل، ممهور و در موعد مقرر ارائه کنند.
ناشر واگذارکننده نمایندگی، موظف است قبل از ارائه یا تحویل کتاب به ناشر اصلی، فرم نمایندگی را تکمیل و در زمان ثبت نام تحویل دهد.
تعداد عناوین منتشرشده، هیچ گونه امتیازی در تخصیص متراژ اضافی برای ناشر نمایندگی پذیر ندارد.
عرضه کتب سایر ناشران بدون داشتن نمایندگی، ممنوع است.
آن دسته از ناشرانی که شرایط ثبت نام از لحاظ دارا بودن تعداد عناوین منتشره را احراز نمی نمایند، می توانند نسبت به ثبت نام موقت اقدام کنند. درخواست این دسته از ناشران در کارگروه تخصصی مرتبط (متشکل از نماینده تشکل مجری، نماینده کمیته ناشران داخلی و نماینده شورای نظارت و ارزیابی نمایشگاه) موردبررسی واقع خواهد شد و نظر کارگروه یادشده ملاک عمل جهت تخصیص غرفه خواهد بود.
ثبت نام از ناشرانی که دارای سابقه تخلف در نمایشگاه های گذشته هستند، منوط به بررسی و موافقت کمیته ناشران داخلی و تأیید شورای نظارت و ارزشیابی نمایشگاه است.
ناشرانی که خود در نمایشگاه شرکت کرده اند، نمی توانند به ناشر دیگری نمایندگی بدهند.
تشکل ها، نهادهای دولتی و تعاونی های نشر، فقط مجاز به عرضه و فروش کتب ناشرانی هستند که در نمایشگاه حضور ندارند.
ناشران ملزم هستند قبل از ثبت نام برای کنترل اطلاعات کتاب های خود به وبگاه مؤسسه خانه کتاب ایران به نشانی www.ketab.ir مراجعه کنند و در صورت مشاهده مغایرت، نسخه ای از کتاب را به همراه تصویر اعلام وصول به بانک اطلاعات کتاب در مؤسسه خانه کتاب ایران ارائه کنند.
ناشران شرکت کننده، باید کتب خود را حداقل با 10٪ تخفیف و در صورت درخواست خریدار با صدور فاکتور خرید ممهور به مهر ناشر صاحب غرفه به خریداران عرضه کنند.
ناشران می توانند نمایندگی فروش کتاب مولفانی را که ناشر آثار خود هستند، پس از اخذ موافقت کمیته ناشران داخلی بپذیرند. مؤلف مجاز به اعطای نمایندگی عرضه اثر به بیش از یک ناشر نیست.
شرایط حضور در نمایشگاه شامل مواردی مانند اینکه ناشران مجاز به واگذاری غرفه به غیر نیستند و برابر مقررات و ضوابط، با متخلفان برخورد خواهد شد، فروش کتب غیرمجاز تخلف محسوب می شود و برابر مقررات و ضوابط، با متخلفان برخورد صورت می گیرد ، است .
رعایت حجاب و شئون اسلامی از سوی غرفه داران الزامی است. (استفاده از لباس اداری مناسب توصیه می شود.)
آن دسته از ناشرانی که در حوزه های مختلف نشر فعالیت می کنند، در صورت درخواست ثبت نام در چند حوزه مشروط به انتشار تعداد عناوین تخصصی لازم برای حضور در هر حوزه و وجود فضای کافی، امکان برخورداری از غرفه مستقل در دو بخش را خواهند داشت. در هر صورت، ناشر مجاز به ارائه هر عنوان کتاب در بیش از یک غرفه تخصصی نیست و قاعدتا هر کتاب باید در حوزه تخصصی مربوط عرضه شود.
کتاب های آموزشی فقط در بخش کتب آموزشی نمایشگاه عرضه می شوند، در صورت فقدان فضای کافی، غرفه تنها به اولویت انتخاب اول ناشر در برگه تقاضای ثبت نام، واگذار خواهد شد. در بخش کودک و نوجوان، کتب کمک درسی دانش آموزان مبنای محاسبه متراژ غرفه قرار نمی گیرد.
در صورت عدم امکان واگذاری غرفه دوم، این گروه از ناشران می توانند نمایندگی فروش بخش دوم مورد درخواست خود را به ناشر دیگری به صورت نمایندگی واگذار کنند.
هر کتاب صرفا در یک غرفه قابل عرضه است و کتاب هایی که با همکاری چند ناشر تولید می شود و نام ناشران همکار در شناسنامه کتاب ها ذکر می شود، تنها در غرفه ناشری که شابک کتاب ها به او تعلق دارد قابل عرضه است.
تخصیص متراژ غرفه به هر ناشر در بخش های مختلف، بر اساس متراژ مفید سالن های در اختیار و شاخص هایی همچون شمارگان، تعداد عناوین، تعداد صفحات، کیفیت آثار از حیث محتوا، تألیف، ترجمه و همچنین رعایت و توجه به ارزش های اسلامی و فرهنگی جامعه و آثار برگزیده در جشنواره های مختلف و تألیفاتی که آماده سازی، صحافی و چاپ آنها ویژه، زمان بر و هزینه بر است، تعیین خواهد شد.
تخصیص غرفه و متراژ آن در مورد ناشران کتب مرجع تالیفی (فرهنگ نامه ها، دائره المعارف) و آثار نفیس فرهنگی و هنری با توجه به رویه های تجربه شده در نمایشگاه های گذشته، با تایید کارگروهی متشکل از نماینده کمیته ناشران داخلی، یک نماینده از تشکل مربوط و یک کارشناس با معرفی اداره کتاب حسب موضوع، ملاک عمل خواهد بود.
حصول این امر در صورتی است که در زمان ثبت نام، ناشر متقاضی کتبا درخواست خود را در سایت ثبت نام اعلام کند.
عرضه و فروش کتاب افست در نمایشگاه، در صورتی مجاز است که علاوه بر دارا بودن مجوز وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی، ناشر اصلی یا نماینده رسمی وی، آن کتاب را در نمایشگاه عرضه نکرده باشد.
متقاضیان موظف هستند طبق جدول زمانی اعلام شده توسط کمیته ناشران داخلی نمایشگاه، نسبت به ثبت تقاضای ثبت نام از طریق سایت ثبت نام و ارائه مدارک مورد نیاز به شرح زیر اقدام کنند.
مدارک درخواست ثبت نام شامل تکمیل فرم تقاضای ثبت نام، تصویر پروانه نشر معتبر که حداقل تا پایان اردیبهشت 95 اعتبار داشته باشد، پذیرفتن مجموعه ضوابط نمایشگاه (دستورالعمل انضباطی ناشران داخلی، مقررات حضور در غرفه، ضوابط درخواست دستگاه کارت خوان، شرایط تبلیغات در نمایشگاه، ضوابط فعالیت های جنبی)؛ تکمیل فرم های مربوط ازجمله فرم مربوط به دستگاه کارت خوان، فرم مربوط به فعالیت های جنبی (در صورت تمایل)؛ فرم مربوط به درخواست نیازهای رفاهی (در صورت تمایل) است .
مدارک مربوط به نمایندگی نیز شامل ارائه فرم اعطای نمایندگی همراه با مشخصات کامل (نام مدیرمسئول، نشانی و تلفن) با مهر و امضای ناشر واگذارکننده، تصویر پروانه نشر معتبر ناشر واگذارکننده، فهرست کتاب های منتشرشده از خانه کتاب (برای آن دسته از ناشرانی که طبق ضوابط از ناشر یا ناشران دیگر نمایندگی دارند) است .
زمان اعطاء و پذیرش نمایندگی از ناشران، صرفا تا پایان مهلت ثبت نام خواهد بود.
اطلاعات کتاب های قابل عرضه (ارائه اطلاعات کتب منتشره طی 6 سال اخیر که در نمایشگاه عرضه خواهد شد، با ذکر نام کتاب، نویسنده یا مترجم، شمارگان، سال انتشار، موضوع و نوبت چاپ در هنگام ثبت نام)
عرضه کتبی که بیش از 6 سال از تاریخ انتشار آن گذشته باشد، در نمایشگاه ممنوع است.
تکمیل تمامی اوراق ثبت نام که به همراه ضوابط حضور در نمایشگاه بین المللی کتاب تهران ارائه می شود، الزامی است.
در صورت ارائه هرگونه اطلاعات نادرست از سوی ناشران، تصمیم لازم طبق مقررات در هیأت رسیدگی به تخلفات اتخاذ و بر طبق آن اقدام خواهد شد. ضروری است ناشران مدارک کامل ثبت نام را در موعد مقرر ارائه کنند، زیرا ثبت نام و شرکت در نمایشگاه با مدارک ناقص مقدور نخواهد بود.
لازم است ناشران پس از مشخص شدن متراژ تخصیصی غرفه ها، در زمان تعیین شده کل مبلغ اجاره غرفه را بر اساس جدول به شماره حسابی که از سوی کمیته ناشران داخلی اعلام خواهد شد، واریز نکنند.
فهرست ناشران دولتی و عمومی را وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی اعلام خواهد کرد.
ناشران خصوصی شهرستانی تا سقف 15 مترمربع، از 50% تخفیف بهره مند خواهند شد.
عدم واریز وجه در موعد مقرر، به منزله انصراف از حضور در نمایشگاه تلقی می شود.
دستورالعمل انضباطی کمیته ناشران داخلی به منظور اطلاع ناشران و رعایت مقررات و ضوابط حضور در نمایشگاه بین المللی کتاب تهران به شرح ذیل است: واگذاری غرفه به غیر، ارائه و فروش کتاب های سایر ناشران.
ناشرانی که در نمایشگاه شرکت کرده اند، فقط در صورت داشتن نمایندگی از ناشران غایب در نمایشگاه حق فروش کتاب آنها را دارند. هر ناشر غایب در نمایشگاه، می تواند فقط به یک انتشاراتی نمایندگی فروش کتاب های خود را واگذار کند.
کتب فاقد مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی،بدون شناسنامه، غیرمرتبط با موضوع سالن افست برخلاف مفاد بند 8-2 و فروش کالای غیر کتاب ممنوع است .
فروش وسایل غیر از کتاب مانند پوستر، نوار، کارت تبریک، لوازم التحریر، جورچین، عروسک و اسباب بازی ممنوع است .
ارائه هر نوع محصول فرهنگی منضم به کتاب، مشروط به ارتباط مستقیم آن با محتوای کتاب به تشخیص مدیر بخش، بلامانع است.
عرضه نقشه و پوستر علمی - آموزشی، مشروط به این که تولید خود ناشر بوده و مغایرتی با شئون اسلامی نداشته باشد، بلامانع است. عرضه لوح فشرده که مصداق کتاب الکترونیک باشد، بلامانع است.
تبلیغات غیرمجاز، گمراه کننده و خارج از ضوابط تعیین شده در شیوه نامه ثبت نام و شیوه نامه تبلیغات.
عدم ارائه حداقل 10درصد تخفیف به خریداران.
در صورت درخواست فاکتور توسط خریدار، ناشران موظف به صدور فاکتور با درج تخفیف هستند.
ایجاد مزاحمت های صوتی برای غرفه های مجاور، عدم استفاده از دستگاه کارت خوان و نپذیرفتن بن یا کارت الکترونیکی کتاب، معاوضه بن با وجه نقد یا نقد کردن کارت الکترونیکی بدون فروش کتاب، فروش کتاب به قیمت بالاتر از پشت جلد یا مخدوش بودن قیمت پشت جلد.
عدم تجهیز غرفه به کپسول اطفای حریق، عدم حضور مسئول یا جانشین مسئول در غرفه و تأخیر در بازگشایی و تعجیل در تعطیلی غرفه و اجرای فعالیت جنبی بدون هماهنگی با کمیته ناشران داخلی (طبق دستورالعمل فعالیت های جنبی)، برهم زدن نظم عمومی در غرفه و سالن (ایجاد راه بندان در راهروهای سالن و ...)، عدم رعایت حجاب و شئون اسلامی توسط کارکنان غرفه (استفاده از لباس فرم مناسب توصیه می شود)، حضور افراد غیرمسئول در داخل غرفه، عدم الصاق کارت شناسایی توسط کارکنان غرفه ها، ارائه اطلاعات نادرست و ناقص در اسناد ثبت نام، تعرض بـه فضای خارج از غرفه (محـیط راهروهـا و مسـیرهای اضـطراری و فضای پشـت غرفه ها)، ساخت وساز غیرمجاز و بدون اخذ مجوز در غرفه، عدم رعایت تذکرات قانونی از سوی مسؤولان و ناظران کمیته ناشران داخلی، عدم تحویل گرفتن غرفه تا یک روز قبل از نمایشگاه و یا عدم چیدمان به موقع غرفه در زمان بازگشایی و افتتاح نمایشگاه و عدم رعایت دستورالعمل های ابلاغی از سوی مدیریت بخش و ستاد برگزاری نمایشگاه از موارد قابل توجه است .
به منظور رسیدگی به تخلفات مربوط به ناشران داخلی در نمایشگاه بین المللی کتاب تهران، هیأتی متشکل از افراد ذیل زیر نظر رئیس نمایشگاه تشکیل خواهد شد: رئیس شورای نظارت و ارزشیابی نمایشگاه و دبیر هیأت رسیدگی به تخلفات، معاون اجرایی نمایشگاه یا نماینده تام الاختیار وی، مدیر کمیته ناشران داخلی، دبیر شورای نظارت بر ناشران داخلی (از شورای نظارت و ارزشیابی نمایشگاه) یا نماینده تام الاختیار وی، مدیر کمیته حراست یا نماینده تام الاختیار وی، نماینده تام الاختیار شورای تشکل های نشر، یک نفر کارشناس صاحب نظر در امور نشر به انتخاب رئیس نمایشگاه، مدیرکل حقوقی وزارت ارشاد یا نماینده تام الاختیار وی مدیر اجرایی تشکل صنفی ناشران (با توجه به موضوع فعالیت ناشران).
حضور مـدیر غرفـه یا انتشارات مـوردنظـر در جلسـات هیات، برحسب ضرورت و نوع تخلف به تشخیص رئیس هیات است.
کمیته ناشران داخلی و بخش های مختلف آن بـا اعمال نظارت مسـتمر و نیز رسیدگی اولیه به شـکایات، ضمن تجمیـع مسـتندات و اظهارنظر کارشناسـی و فنـی، موضوع را بررسی و مراتب را همراه با نظر کارشناسی کمیته، بـه هیأت رسـیدگی بـه تخلفـات ناشران داخلی ارجـاع می دهد.
هیات رسیدگی کننده به تخلفات در طول نمایشگاه بین المللی کتاب، به محض دریافت گزارش وقوع تخلف از مراجع مختلف، همان روز تشکیل جلسه خواهد داد.
جلسات هیات با حضور اکثریت نسبی اعضاء رسمیت خواهد داشت.
درصورتی که عمل ارتکابی واجد وصف مجرمانه باشد، رسیدگی انتظامی هیأت نافی رسیدگی قضایی نخواهد بود.
نتیجه رسیدگی هیات پس از تصویب اکثریت اعضاء، با ابلاغ رئیس هیات و توسط کمیته ناشران داخلی، بلافاصله اجرا خواهد شد.
تنبیه پیش بینی شده برای تخلفات در طول زمان برگزاری نمایشگاه بین المللی کتاب تهران، به شرح ذیل است: اخطار کتبی و درج در پرونده، اخذ تعهد کتبی و درج در پرونده، تعطیلی غرفه به مدت چند ساعت تا یک روز، تعطیلی غرفه به مدت بیش از یک روز، محرومیت از شرکت در نمایشگاه های کتاب استانی و سایر نمایشگاه های تحت نظر وزارت ارشاد، محرومیت از شرکت در نمایشگاه کتاب سال بعد.
هیات رسـیدگی کننـده، به تناسب تخلفـات صـورت گرفتـه و سـوابق متخلـف، می تواند هریـک از بنـدهای ماده 4 مندرج در شیوه نامه را به صورت انفرادی یا تجمیعی اعمال کند.
مجازات ردیف های 1-4 تا 3-4 در آرای صادره این هیأت، قطعی و غیرقابل تجدیدنظر است؛ ولی محکـوم علیـه می تواند در خصوص مجازات ردیف 4-4 به بعد، صرفاً ظرف همان روز نسبت به ثبت اعتراض و فرجام خواهی اقدام کند. مرجع تجدیدنظر، هیأت تجدیدنظر رسیدگی به تخلفات ناشران معاونت امور فرهنگی است.
اهم ضوابط و مقررات حضور شرکت کنندگان و فعالیت غرفه ها در نمایشگاه بین المللی کتاب تهران، به قرار زیر است. ضروری است ناشران و غرفه داران محترم به دقت تمامی مفاد آن را مطالعه کنند.
ساعت کـار نمایشـگاه بـرای بازدیدکننـدگان، از ساعت 10 تـا 19 است که بنا به تشخیص معاونت اجرایی نمایشگاه قابل تغییر خواهد بود. ناشـران و غرفـ ه داران بایـد 30 دقیقه قبل از گشایش درب سالن در محل غرفه حاضر باشند.
ساعت انتقال کتـاب در ایـام برگـزاری نمایشـگاه، همه روزه از سـاعت 7 تـا 9 صـبح است و در زمان های قبـل و بعد از ساعت تعیین شده از تردد خودروهای حمل کتاب جلوگیری خواهد شد.
تهیه یک عدد کپسول جهـت اطفاء حریق در هـر غرفـه الزامـی اسـت. کپسـول بایـد CO2 یـا آب و گاز باشد. در غرفه های بیش از 12 متر به تناسب متراژ، به تعداد کپسول بیشتری نیاز است.
نصب و الصاق کارت شناسایی برای غرفه داران در تمام ساعات کار نمایشگاه، الزامی است.
اخـذ انشـعاب فرعـی بـرق بـرای مصـارف متفرقـه و بـدون همـاهنگی، اکیـدا ممنوع است. مسؤولیت بـروز هرگونه حادثه ناشی از انشعاب غیرمجاز به عهده مدیر غرفه خواهد بود.
در صورت مشاهده سیم کشی برق فاقد استاندارد و نامناسب بودن آن، سریعاً مراتب را به مدیر سالن اطلاع دهید.
در صـورت نزدیکـی غرفه به تابلوی برق، رعایت مـوارد ایمنی نظیر خالی بودن محوطه نزدیک تابلو، عدم استقرار کتاب و ضایعات و مواد قابل اشتعال، ضروری است.
نگهداری مایعات قابل اشتعال در سالن های نمایشگاه ممنوع است.
استفاده از هرگونه بخـاریبرقی، کتری برقی و اسـتفاده از منـابع روبـاز حرارتـی و پخت وپز در غرفـه هـا ممنـوع است.
استعمال دخانیات در تمام سالن های نمایشگاه ممنوع است .
قرار دادن مواد قابل اشتعال و اضافی بر روی سیم های برق ممنوع است.
نگهداری و نمایش کتاب مخـتص بـه فضـای غرفـه هـا بـوده و استفاده از محـیط راهروهـا و مسـیرهای اضـطراری و پشت دیوارها ممنوع است.
توجه به تذکر کارشناسان و مسؤولان نمایشگاه جهت بهبود کیفیت نمایشگاه و بالا بردن ضریب ایمنی الزامی است.
حضـور به موقع در زمـان آغـاز بـه کـار نمایشـگاه و تخلیـه سـالن هـا در زمـان پایـان ساعت کار نمایشـگاه الزامـی اسـت. در صورت عدم حضور در زمان مقرر، مسؤولیت هرگونه خسارت و حوادث احتمالی به عهده مسئول غرفه است.
در هنگام بروز حادثه عـلاوه بـر حفـظ آرامـش، مراتب سریعاً بـه مسؤولان سـالن اطـلاع داده شـود و از هجوم به درب های خروجی پرهیز شود.
در هنگام بروز حادثه لازم است با توجه به علائم اضطراری و از کوتاه ترین مسیر سالن ترک شود.
ساخت وساز غیرمجاز و بدون اخذ مجوز در غرفه ممنوع است.
مسوولیت حفاظت از وجه نقد و سایر وسایل قیمتی در غرفه به عهده مسئول غرفه است.
استفاده از دیواره های جانبی بیرون از غرفه ها و دیوار سالن ممنوع است.
نصب استندهای تبلیغاتی و مسدود کردن مسیر بازدیدکنندگان ممنوع است.
حفظ و نگهداری غرفه هــای تحــویلی، به عهده غرفــه داران اســت. در صورت وارد آمدن هرگونه خسارت و استفاده ناصحیح، شرکتکنندگان موظف به جبران خسارت برابر اعلام نظر کمیته اجرایی خواهند بود.
نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفهد اران است و شایسته است در نظافت کلی نمایشگاه کوشا باشند.
انجام هرگونـه تبلیغـات محیطـی، صـرفاً منوط به کسـب مجـوز است و در صـورت مشـاهده تبلیـغ غیـرمجاز، از انجام آن جلوگیری خواهد شد.
لازم است تمام قفسـه هـا، تابلوهـا، تجهیـزات و سـایر عناصـر غیـر سازه ای در جـای خـود تثبیـت شـود تـا از سـقوط احتمالی آنها جلـوگیری شـود؛ در صـورت مشـاهده هرگونـه نقـص، ضـروری اسـت مراتـب بـه مسئولان سـالن اطـلاع داده شود.
در صــورت استشــمام هــر بــوی غیرعــادی (ســوختگی مــواد شــیمیایی، دود و ...)، لازم اســت ســریعاً مراتــب بــه مسؤولان اطلاع داده شود.
رعایت حجاب و شئون اسلامی توسط غرفه داران الزامی است.
نصب دستگاه کارت خوان به منظور سـهولت خریـد بازدیدکننـدگان الزامـی اسـت و غرفـه داران موظفند نسبت به دریافت و نصب دستگاه کارت خوان اقدام کنند. عودت سالم دستگاه ضروری است.
استفاده از دستگاه کارت خوان سایر بانک ها (غیر از بانک عامل نمایشگاه) مجاز نیست.
نامگذاری غرفه ها، بر اسـاس نـام و مشخصات متقاضـی در زمـان ثبت نام است و توسـط مسئول بخـش ثبـت نـام انجام خواهد شد.
ورود و خروج محموله کتاب و سایر تجهیزات از تمام سالن ها، منوط به اجازه مدیر سالن است.
در صورت عـدم رعایـت ضـوابط اعلام شده و ارتکـاب هرگونـه تخلـف، مراتب در هیأت رسـیدگی بـه تخلفـات طرح و در مورد آن تصمیم گیری خواهد شد.
اعلام و ارائه مشخصات هریک از برنامه ها شامل: عنوان برنامه، نام سخنران یا مدعو، تاریخ، ساعت، برآورد تعداد شرکت کنندگان و محل اجرای برنامه به کمیته ناشران داخلی و کمیته فعالیت های فرهنگی.
اخذ مجوز لازم از کمیته ناشران داخلی جهت انجام فعالیت های جنبی در داخل غرفه.
جهت اجرای برنامه ها و فعالیت های جنبی در سرای اهل قلم، ضرورت دارد ناشران فرم مربوط را تکمیل کرده و از طریق کمیته ناشران داخلی حداکثر تا دو هفته قبل از شروع نمایشگاه به کمیته فعالیت های فرهنگی ارسال و با دریافت مجوز، هماهنگی لازم به عمل آورند.
بدیهی است کمیته فعالیت های فرهنگی به تناسب اهداف، برنامه ها و امکانات خود در خصوص تقاضاهای رسیده تصمیم خواهد گرفت.
رعایت کامل مقررات مربوط و جلوگیری از اخلال در نظم عمومی حاکم بر سالن، در طول مدت اجرای برنامه ضروری است.
مسوولیت محتوای برنامه های داخل غرفه به عهده برگزارکننده است و کمیته ناشران داخلی مسوولیتی در مـورد محتـوای برنامه ها و تخلفات احتمالی و پاسخگویی در قبال دستگاه های نظارتی ندارد و برگزارکننده شخصاً مسئول و پاسخگو خواهد بود.
شرایط واگذاری دستگاه کارت خوان شامل درج اطلاعات کامل حساب در فرم های مربوط الزامی است، در روزهای برگزاری نمایشگاه، اختصاص دستگاه به هیچ وجه مقدور نیست، شماره حساب اعلام شده، غیرقابل تغییر بوده ، در صورت ارائه شماره حساب اشتباه، مسئولیت آن بر عهده ناشر است، ارائه فرم مخدوش و یا خط خورده قابل قبول نیست، می باشد.
به منظور حفظ انضباط محیط و زیبایی نمایشگاه و یکپارچگی امور تبلیغـاتی، غرفـه داران و ناشـران صرفاً در چهارچوب شرایط و ضوابط مندرج ذیل، مجـاز بـه فعالیـت تبلیغـاتی هستند.
حداکثر ارتفاع مجاز غرفه سازی برای غرفه های خودساز، 3 متر و بدون تماس با سقف ها و دیواره ها و با رعایت فاصله ایمن است.
ساخت غرفه های خودساز در 2 طبقه در فضای نمایشگاهی مجاز نیست.
در طراحی غرفه های خودساز، رعایت استاندارد نمایشگاهی مانند عدم تماس با دیواره های موقت، راهروها، استفاده از مواد مناسب، جمع آوری ضایعات و پاک سازی به موقع محیط پس از پایان کار نمایشگاه، الزامی است.
ساخت غرفه های خودساز با مصالح ساختمانی (آجر، سیمان، شیشه، آهن...) در سالن های نمایشگاهی مجاز نیست.
فضای تبلیغاتی غرفه داران صرفاً محدود به داخل غرفه خود بوده و ناشران مجازند با روش مناسب نسبت به طراحی و تزیین غرفه خود اقدام کنند.
ستاد برگزاری به منظور یکسان سازی نما و کتیبه سردر غرفه ها، طرح های واحدی را پیش بینی کرده و به اجرا درمی آورد. بنابراین غرفه داران از نصب هرگونه نوشته و یا طرح جداگانه خودداری کنند.
عدم رعایت مفاد قانونی و انجام هرگونه تخلف، موجب رسیدگی موضوع در هیأت رسیدگی به تخلفات خواهد بود.
غرفه دارانی که تمایل به انجام تبلیغات دارنـد، لازم است نسبت به اخذ مجـوز لازم اقدام کنند.
توزیع ساک دستی آرم دار، جدول، جورچین و بازی های علمی به شکل تبلیغاتی و دیگر کالاهای مشابه در خارج از غرفه، صرفا با اخذ مجوز امکان پذیر است.
نصب و توزیع هرگونه تراکت، بنر، بالن، بروشور، کارت ویزیت، برچسب، لوح فشرده (غیر از کتاب الکترونیک)، پوستر، کارت پستال و دیگر اقلام تبلیغاتی در خارج از غرفه بدون اخذ مجوز مجاز نیست.
انجام هرگونه فعالیت تبلیغاتی قانونی در خارج از غرفه با اخذ مجوز لازم بلامانع است. ارتفاع غرفه در اختیار غرفه داران حداکثر سه متر است.